En el día a día de los planners el momento concurso, new business, pitches o como quieras llamarlo son de las cosas donde yo personalmente mejor me lo paso. Y estar al otro lado, valorando empresas que abordan de diferente manera un proyecto determinado, es de las cosas que más me intrigan y más me gustaría vivir en primera persona.
Si a esto añadimos nuestra obsesiva afición (otra, ya lo se) por los viajes y por nuestra boda, hace unos meses nos planteamos ¿por qué no aplicar todo lo aprendido en los concursos de agencias para montar un concurso de agencia de viajes? ¿sacaríamos algo positivo o sería una pérdida de tiempo? Al final nos ha quedado algo parecido a un manual con el que convertir cualquier proceso de compra en un concurso de agencias.
1. DEFINIMOS LOS ROLES:
- La Directora de Marketing: Merche (mi recién estrenada mujer) sería la máxima responsable de la selección de agencia (en sentido metafórico y literal, las mujeres son las Directoras de Marketing de una relación, SIEMPRE).
Su rol sería la supervisión del briefing y, como en la realidad de un concurso tipo, aparecer al final del proceso con la short-list hecha por el brand manager y aportar ese seniority y esa visión externa tan necesaria porque el Brand Manager ya está contaminado del proceso. (Doy fe) - El Brand Manager: Yo sería el que confeccionaría la lista larga, el que propondría el tipo de proceso, en otras palabras el que llevaría el día a día del concurso (el fabuloso trabajo sucio)
- El consultor externo: En los grandes procesos de selección de agencias siempre se cuenta con la visión experta de un profesional de la materia, alguien respetado en el sector por su trayectoria. Para este proceso contamos con nuestro amigo Hiroshi Kobayashi, mâitre del restaurante Miyama Castellana, uno de los tres mejores restaurantes japoneses de Madrid (nos falta conocer uno de ‘esos tres’ para poder sentenciar que para nosotros es el mejor) y Roger Ortuño una auténtica referencia en el mundillo japo patrio, fundó comerjapones.com la mayor comunidad de gastronomía japonesa del país. Los dos jugaron un papel clave en el proceso.
2. ELABORAMOS EL BRIEFING:
El documento guía que resume ¿cuál era nuestra petición de trabajo?, ¿qué esperábamos de las agencias seleccionadas?, ¿qué mandatories había?, ¿qué variables íbamos a tener en cuenta y qué pesos le íbamos a dar? Podríamos habernos detenido más en él, lo sabemos, pero preferimos ser concretos.
¿Qué trabajo pedimos?
“Desde hace tres años Merche y yo tenemos en la cabeza el sueño de ir a Japón, temas económicos y catástrofes naturales no nos han permitido ir antes. Así que tenemos idea de disfrutar de la primera parte de nuestra luna de miel en el país del sol naciente. Nos fascina la cultura japonesa, su delicadeza, sus matices y sobre todo su gastronomía. La duración del viaje sería entre 13-15 días. Aunque un viaje combinado en principio no nos interesa, cualquier complemento o extra será bienvenido. La segunda parte era un viaje a Brasil para el que no buscábamos agencia”
¿Qué variables íbamos a tener en cuenta?
- Honestidad / Transparencia: El precio en principio no era una variable, pero sí la forma de presentarlo y defenderlo. Trabajando en publicidad y medios conocemos perfectamente la política de marginar los servicios, llevarte comisiones y demás, así que complementos, extras, precio ofrecido… se tendrían en cuenta, pero se valorarían desde la honestidad. En la era en la que a un click tenemos los precios reales de las ofertas hay que tener mucho cuidado con lo que se ofrece.
- Conocimiento del Destino: Si al final habíamos decidido contratar una agencia de viajes para ir a Japón era porque una empresa que ha organizado miles de viajes a Japón, debería aportar trucos, facilidades, atajos… una visión especialista que solo podríamos conocer haciendo un exhaustivo trabajo de documentación, con nuestro nivel de organización de boda era imposible dedicarle ese tiempo al viaje. Aún así, conocemos mucho de Japón, por lo que sería una falta grave que conociéramos nosotros más del destino.
- Atractivo / Valor añadido: El otro factor clave para trabajar con una agencia, más allá de la comodidad de que nos organizaran el viaje, era disfrutar con ese aporte de valor, ¿cómo una agencia de viajes mejora el mero hecho de contratar unos billetes, un hotel y ofrecer unas excursiones…?
3. CONFECCIONAMOS LA LISTA LARGA
Los criterios de búsqueda de agencias para configurar la lista larga fueron muy parecidos al que hacen los departamentos de marketing en la búsqueda de agencias de publicidad: reputación y fama, medios del sector, especialistas en la materia. La primera toma de contacto en la oficina haría las veces de la presentación de credenciales.
- Reputación y fama: Aquí incluimos a los grandes operadores con tradición en viajes a Japón: Catai, Kuoni y Viajes El Corte Inglés, y a otros operadores que a nivel de percepción de marca nos parecen interesantes como la agencia de viajes de la National Geographic Store de Gran Vía que gestiona Barceló Viajes. Como habrás adivinado ni contactamos con Halcón Viajes, Viajes Iberia, Nautalia y demás por razones obvias.
- Medios del Sector: como te decía más arriba en todo concurso serio que se precie, se cuenta con consultores externos, este era el momento de contar con Roger Ortuño. Él era una persona clave a la que preguntar cómo disfrutar de un viaje a Japón y si deberíamos contar con alguna agencia o hacerlo por nuestra cuenta. Roger no dudó, la agencia barcelonesa especialista en viajes a Japón, Mon Rodó era el sitio al que ir. Además de esta opción, las publicaciones sobre Japón recomiendan la visita a De Viaje, la agencia / librería de la calle Serrano.
- Especialistas en la materia: Además de las agencias que aparecen como especialistas en los medios del sector y líderes de opinión, visitar FITUR es una increíble forma de preguntar a la propia oficina de turismo de Tokyo o Japón para ver cuáles eran para ellos las mejores opciones para viajar allí. Aparecían dos nombres JTB Tours, que en las guías de viaje y en los blogs sobre Japón también aparecía casi como la agencia oficial en ir a Japón y Destinos Asiáticos, al parecer una agencia de viajes ya mítica en los viajes a Asia, y en especial a Japón, fueron de los primeros en ofrecer en Japan Rail Pass y está gestionada por japoneses.
4. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
A estas 8 agencias les dimos briefing en sus oficinas, recibimos las primeras propuestas y estuvimos peloteando con muchas de ellas. Al final hicimos una short list en la que quedaron 4 agencias, sobre todo estas fueron las dos razones de la primera criba:
- ¿Qué eres: proveedor de billetes, o agencia de viaje?: hay empresas que aún no entienden que internet puede ser una maravillosa herramienta que complemente su oferta pero también un arma letal que desenmascara los abusivos márgenes que se llevan por gestionar billetes e incluso habitaciones de hotel. Ejemplo: “Si me dices que el billete MAD-TYO via Amsterdam con la compañía Y del día X a las XX horas vale 1200 €, lo normal es que yo en el siglo XXI lo coteje en internet y me sorprenda al ver que te estás llevando 300 € de margen sin habérmelo avisado antes (por aquello de la honestidad)” ¿Por qué hay agencias que siguen añadiendo este margen a los billetes si ya es un commodity y no se las ingenian para crear una oferta diferente con productos que generen valor? Ya, ya, la historia de nuestro día a día.
- Conocer al consumidor no significa que todos nos guste lo mismo: Nos parece genial que esté muy de moda hacer viajes combinados, entendemos que después de que todos seamos ricos y no nos baste un solo destino para disfrutar de la luna de miel, exista la “normalidad” de completar tu viaje cultural con playa. Pero lo que no es normal, ni casi humano, es que tras 15 días en una cultura diferente como Japón, la recomendación “más sincera” de una agencia de viajes sea pegarse un día entero volando para estar tres noches en la mejor playa del mundo que, justamente está a dos días de vuelta.
Ese no es el concepto que tenemos nosotros de “disfrutar 100% del viaje” por muy de moda que esté un destino o una forma de viajar. Y la frase de “una vez metidos en el avión qué más da 7 que 12 horas” no desbloquea nuestra intención de separar en dos la luna de miel. No todos los consumidores son iguales y en turismo mucho menos. Esta es una de las grandes diferencias que tuvimos entre pequeñas agencias y grandes operadoras. El tailor made vs. paquetes prefabricados para todos.
5. SHORT LIST
Para la presentación final a la Directora de Marketing incorporé las últimas propuestas y fine tunnings de las agencias finalistas, además de elaborar un documento con puntos fuertes y débiles de cada una de las propuestas.
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Una propuesta muy ajustada en precio y sobre todo en conocimiento del destino y una seguridad en la gestión que daba miedo. María, la agente con la que hablamos, se trabajó una opción muy sólida y aunque los hoteles que ofrecía no nos convencían del todo investigando en internet, se podrían buscar otros.
Con esta agencia es con la que estuvimos trabajando más, Paola fue majísima desde el principio, entendió a la primera el tipo de viaje que buscábamos. La agencia es muy recomendable para viajes personalizados, su aporte de valor es incontestable, pero quizá el precio era su punto débil.
Esta agencia nosotros la percibimos como la mejor opción para hacerse el viaje por tu cuenta, el desglose económico de su propuesta fue un ejemplo para las demás y el descreme de su oferta para elegir lo que más te interese es una gran ventaja. Su aporte de valor reside justamente ahí, en ser la agencia más commodity.
Y su punto débil también.

Cristina es la chica que gestiona esta pequeña agencia de viajes de Barcelona, fue la recomendación personal de Roger y la verdad es que desde el principio se volcó con la personalización del viaje, teniendo en cuenta nuestros gustos e inquietudes a la hora de proponer actividades a nuestra medida. Además estaba desarrollando un circuito Japón Gourmet por lo que el conocimiento del tipo de viaje que buscamos es total.
Más allá de esto, dentro de su propuesta está la elaboración de una guía de viaje personalizada según los gustos del cliente en formato libro, muy bien maquetada, y perfectamente organizada. Su punto débil residía en que está en Barcelona por lo que la gestión sería siempre a distancia. En el siglo XXI pensamos que es algo que podamos superar.
En este punto del proceso y tras valorar puntos fuertes, débiles y diferentes ángulos de análisis gracias a la visión fresca de la experta Directora de Marketing nos quedamos con dos agencias: JTB y MonRodó.
6. CONSULTOR EXTERNO Y TOMA DE DECISIÓN
¿Qué mejor manera de celebrar la elección definitiva de nuestra agencia de viaje que con una comida en Miyama Castellana? Nuestro amigo Hiroshi, contestó de la mejor manera a mi petición freak de que fuera nuestro consultor externo. Nos deleitó con una comida especial, y nos organizó una sobremesa fantástica debatiendo los detalles de las dos propuestas.
Lo que incorporó Hiroshi fue sobre todo análisis de esos pequeños detalles que pueden hacer mejor o peor un viaje, como las rutas elegidas para entrar en Tokyo, los hoteles propuestos, las excursiones planteadas, los restaurantes reservados… Con todo esto. Hiroshi nos felicitó por haber encontrado a Cristina de MonRodó, de hecho se sorprendió por los buenos billetes encontrados, por la propuesta gastronómica y las propuestas de planes, “muy japonesas” según él.
Así que ya estaba decido, nuestra socia en nuestra primera parte de luna de miel a Japón sería Cristina y MonRodó.
¿Qué aprendizajes sacamos de esta frikada total?
- Lo puedes pasar bien con algo tan funcional como la elección de una agencia de viajes
- La satisfacción de haber podido aplicar algo tan marketiniano como un concurso de agencias para mejorar aspectos de tu día a día
- Comprender que desde el rigor y la objetividad un concurso profesional siempre es positivo
- Conocer aún más la categoría de agencias de viajes, qué modelos de negocio están caducos y necesitan chapa y pintura y cuáles saben sacar partido a las nuevas tecnologías y han aprendido qué quiere decir “aporte de valor añadido“
- Profundizar en un tema, hablar con expertos, dejarse aconsejar, siempre, SIEMPRE, merece la pena
pd: prometo que el siguiente post será breve sí o SÍ.















